Ob Hochzeit, Geburtstagsparty oder andere Festivitäten – gut geplant ist halb gefeiert!

Als Fachmann für Feiern, Parties, Feste und Events, biete ich Ihnen selbstverständlich auch jede mit mögliche Unterstützung in der Planung Ihrer Veranstaltung an.

Hier ein paar Tipps, deren Inhalte Sie evtl. bereits teilweise kennen, aber hin und wieder denkt man im Rahmen der Vorbereitungen an das eine oder andere Detail nicht und generell kann nicht jeder alles wissen, sonst bräuchte es dafür keine Spezialisten mehr.

 

Raumgröße und Tanzbereich:

Planen Sie die Tanzfläche lieber zu klein als zu groß. Leidenschaftliche Standardtänzer lieben es zwar, viel Platz zu haben, dennoch fühlen sie die meisten Menschen auf großen Tanzflächen eher „verloren“ und beobachtet und verzichten daher selbst bei deren Lieblings-Songs immer wieder, sich in Richtung Tanzbereich zu bewegen. Dagegen sind kleinere Tanzbereiche schneller voll und es kommt sowohl früher als auch häufiger noch mehr Stimmung auf.

Achten Sie auch darauf, dass die Beleuchtung im Tanzbereich separat dimmbar oder schaltbar ist. Ein Discjockey, der etwas auf sich hält, hat auch genügend Licht/Lichteffekte im Gepäck, um den Tanzbereich attraktiv auszuleuchten. Ebenso kann der DJ bei abgedunkelter Umgebung sein Licht jederzeit der aktuellen Situation und Stimmung anpassen. Auch zu viel Licht im falschen Moment kann tanzwütige Gäste vom Gang zur Tanzfläche abhalten. Ein Tanzbereich ist selten zu klein und nie zu dunkel.

 

Die Einteilung des Raumes:

Haben Sie beispielsweise den Speisesaal von der Tanzfläche räumlich getrennt, so besteht die Gefahr, dass sich das Publikum verliert und sich in den unterschiedlichen Räumen aufhält. Der Disc-Jockey hat dann kaum eine Chance aktiv auf Sie und Ihre Gäste einzugehen. Er muss hoffen, dass die Gäste von sich aus auf die Tanzfläche kommen.

 

Idealerweise findet Ihre Feier in einem Raum statt. Das heißt, dass die Tanzfläche und der Sitzbereich in einem Raum untergebracht sind. Bitte planen Sie die Tanzfläche nach Möglichkeit an die Seite und nicht mitten in den Raum. So hat Ihr DJ den direkten Blickkontakt zu dem Publikum und kann zugleich die Lichtanlage und die Lautsprecher so positionieren, dass sich keiner der sitzenden Gäste direkt im Schallpegel befindet oder von den Lichteffekten geblendet wird.

 

Ist die Tanzfläche dagegen in der Mitte des Saales, wie dies beispielsweise bei einer U-förmigen Anordnung der Tische der Fall sein kann, lässt sich die Wirkung der Licht- und Tontechnik nur schwer auf die Tanzfläche konzentrieren. Dies hat den Nachteil, dass alle Anwesenden gleichermaßen laut beschallt werden. Den sitzenden Gästen wird es bei dieser Anordnung schnell zu laut und den tanzwütigen Gästen ist die Musik wiederum zu leise. Bitte bedenken Sie bei der Sitzordnung, dass Sie das empfindlichere Publikum nach Möglichkeit weiter weg von den Lautsprechern platzieren.

 

Sperrzeit:

Klären Sie vor der Buchung des Restaurants/Saales inwiefern es eine Sperrzeit gibt und ob, bzw. ab wann, die Musik auf “Zimmerlautstärke“ reduziert werden muss. Falls Sie es nicht ausdrücklich wünschen, dass Ihre Feier zu einem bestimmten Zeitpunkt zu Ende sein soll, so sprechen Sie dies bitte vor der Buchung ab. Möglicherweise lässt sich die Sperrzeit verkürzen, dies kann allerdings mit einer Gebühr verbunden sein. Wir haben es schon häufig erlebt, dass ab Mitternacht die Lautstärke deutlich reduziert werden und zwischen 1 und 2 Uhr am Morgen Schluss sein musste. Alternativ haben manche Lokalitäten die Möglichkeit, z. B. in ein Nebengebäude oder einen (Gewölbe)Keller auszuweichen um dort dann bis open-end weiterfeiern zu können. Ein guter Disc-Jockey, bzw. ein guter DJ Service muss diesen Mehraufwand der ihm durch den Umbau der Technik entsteht, unentgeltlich anbieten können. Natürlich wäre es vorteilhafter, Umbauzeiten ganz zu vermeiden. Vergewissern Sie sich bitte für diesen Fall, dass Ihr DJ auf Ihren Wunsch hin eine weitere Beschallungsanlage zur Verfügung stellen kann. Denn während des Umbaus ist die Musik aus und die Stimmung weg.

 

Ablaufplan und Zeremonienmeister:

Der Ablauf sollte zumindest grob geplant werden. Bitte planen Sie die Feier ansich nicht auf die Minute genau. Dies führt zu unnötiger Hektik. Meistens kommt es anders als geplant, außerdem sind Abweichungen kaum zu vermeiden und absolut normal.

Meist ist es vorteilhaft, einen Zeremonienmeister zu benennen. Dieser koordiniert die Beiträge Ihrer Gäste und kann mit dem DJ die erforderliche technische Unterstützung vorweg absprechen. Ein guter DJ, bzw. ein guter DJ Service muss Ihnen ab der Buchung, spätestens jedoch 2 Monate vor der Veranstaltung, zu Ihrem Disc-Jockey den Kontakt herstellen können. 1-2 Wochen ist definitiv zu kurzfristig.

 

Kinder:

Erwarten Sie zu Ihrer Feier einige Kinder? Dann sollten Sie auch über eine Kinderbetreuung nachdenken. Kinder wollen meist beschäftigt und wahrgenommen werden und die Eltern wollen auf einer Party natürlich auch möglichst unbeschwert mit den gleichaltrigen Gästen reden und feiern.

Hierzu habe ich (vorwiegend bei Hochzeitsfeiern) von separaten Räumen mit Spielen, Basteleien, u.s.w. bis zu geliehenen/gemieteten Wohnmobilen inkl. Kinderbetreuer/-in schon einige perfekt funktionierende Möglichkeiten erlebt. Die Wohnmobil-Lösungen hatten den zusätzlichen Vorteil, dass die Kinder dort auch schlafen und die Eltern länger feiern konnten.

Eruieren Sie auch schon im Vorfeld die Kinderfreundlichkeit des Lokals/Hotels. Wie wird mit Kindern umgegangen? Sind Küche und Service so flexibel, dass Kinder im Zwiefelsfall auch zu anderen Zeiten essen können als die Erwachsenen  … und möglichst auch das, was sie gerne essen wollen?

Ein separater Raum, ein Wohnmobil, ein Zelt auf der grünen Wiese, andere Essenszeiten, u.s.w. sollen kein „Abschieben“ der Kinder darstellen, sondern einfach lediglich die Möglichkeit, den Kindern eine ihnen gerechte Feier innerhalb der Feier zu bieten. Auch eine Runde „Kinderdisco“ inklusive vorheriger Musikwunsch-Ermittlung war schon immer ein Garant dafür, dass Kinder während einer Feier wenig bis gar nicht quängeln, meckern, etc., sondern einfach nach ihrer Farcon mitfeiern und sich ebenso ernst genommen/integriert fühlen wie die Erwachsenen.